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Livro ata: o que é como utilizar em consultoria

Livro ata: o que é como utilizar em consultoria

No dia a dia da consultoria de alimentos, vamos desenvolvendo formas variadas de atuar e melhorar nosso trabalho. O livro ata foi uma dessas tentativas que deram certo.

A ata é um documento que serve para registrar as ocorrências, conclusões e decisões de uma visita técnica de consultoria e assessoria de alimentos. Geralmente utilizo o registro em livro/caderno ata para relatar as observações que fiz durante a visita, bem como as orientações que dei aos funcionários e programações de atividades. Isso serve para me respaldar, deixar registrado o que orientei, pode servir de comunicação entre turnos, me ajuda a recordar o que foi dito e feito na última visita e também estabelece uma relação de transparência e clareza com o cliente.

O livro ata não substitui os relatórios periódicos e tampouco outros documentos de notificação , assunção de responsabilidade ou outras ferramentas utilizadas pelo consultor de alimentos. Lembre-se que esse livro ata, muitas vezes não fica em local seguro e adequado, podendo sumir, molhar, rasgar etc, portanto tudo o que é mais delicado, além de constar no livro ata, será registrado de outras formas mais seguras, tais como por exemplo um registro via e-mail ou relatório em duas vias com assinatura de ciência do responsável.

Nos meus registros no livro ata eu coloco sempre a data e horário da visita, faço um relato objetivo da visita, orientações e tudo que julgo importante, assino, carimbo e também solicito a assinatura de um responsável. Além de ser usado como uma ferramenta de controle, o livro ata também transmite clareza na prestação de serviços junto ao cliente, ele pode acompanhar seu trabalho de maneira mais detalhada e tirar dúvidas, quando houver. O uso do livro pode ser um pequeno diferencial frente aos seus concorrentes.

Caso você tenha funcionários em empresa de consultoria também é mais uma forma de monitorar as atividades.

Você utiliza um livro ata na sua consultoria? O que acha dessa ideia?

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